データの扱いとサポート
契約上の取扱いは、サービス基本条件書に定めます。
提供の形
- 提供方式
- 貴法人専用の環境を当社が構築・運用します。他の利用法人と環境を共有しません。
- データの保管場所
- 国内(東京リージョン)のクラウド基盤。国外への移転は行いません。
- 利用者の端末
- ブラウザのみ。ソフトウェアのインストールは不要です。
- 当社の役割
- 個人情報保護法上の委託先として、本サービスの提供に必要な範囲でのみデータを取り扱います。目的外利用・第三者提供は行いません。
データの守り方
- 通信
- すべて暗号化(TLS)します。
- 保管
- データベースと保管ファイルを暗号化して保存します。
- 閲覧・操作の範囲
- 事務局・役員・監事・一般会員の役割と所属に応じて、見られる範囲・操作できる範囲を制限します。
- ログイン
- 招待制です。事務局が招待した方だけがアカウントを持てます。メールに届く一回限りのリンク、またはパスワードでログインします。
- 操作履歴
- 入会承認・決議・請求・入金・設定変更などの操作を記録し、事務局の画面で確認できます。
- 投票・決議
- 投票用のリンクは一回限りで、再利用や改ざんができません。1 社 1 票をシステムで保証します。
- バックアップ
- 1 日 1 回取得し、障害時に当社が復元します。
個人情報の取扱い
- データの権利
- 登録データ(会員名簿・議事録・請求情報を含む)の権利は貴法人に帰属します。
- 当社が扱う範囲
- 提供・保守・障害対応に必要な範囲に限ります。営業目的で閲覧・利用することはありません。
- 再委託
- クラウド基盤(データベース・アプリケーション実行・メール送信)の事業者を利用します。事業者名は契約時に一覧でお渡しします。
- 本人からの求め
- 開示・訂正・削除の求めに、事務局が画面上で対応できます。対応の記録が残ります。
- 漏えい等の疑い
- 当社が検知した場合は速やかにご連絡し、原因・影響範囲・対処を報告します。
契約終了時
操作履歴を除くデータ(会員名簿・請求と入金・議事録・投票記録・添付文書)を、CSV・PDF で無償でお渡しします。終了日から 30 日後に貴法人の環境のデータを削除し、削除証明書を発行します。
他のシステムの形式への変換などの追加作業は、個別にお見積りします。
サポート
メールでお受けします。平日、1 営業日以内の一次回答を目標としています。
機能の更新は毎月の定期リリースで行い、利用者に影響のある変更は事前にお知らせします。
認証について
ISMS(ISO 27001)などの第三者認証は取得していません。外部の第三者による脆弱性診断を計画しており、実施後に結果の概要をお知らせします。